1) Modelo de Política Interna — Auxílio-Alimentação (VA/VR)

POLÍTICA INTERNA — AUXÍLIO-ALIMENTAÇÃO (VA/VR)
Empresa: [NOME DA EMPRESA]
Versão: [01] — Vigência: [DD/MM/AAAA]
Aprovação: [Diretoria/Administrativo/DP]

1. Objetivo

Estabelecer regras e controles para concessão e gestão do Auxílio-Alimentação (Vale-Alimentação/ Vale-Refeição), garantindo conformidade, padronização, transparência e rastreabilidade para fins trabalhistas, contábeis e fiscais.

2. Abrangência

Aplica-se a todos os colaboradores elegíveis (CLT e, se aplicável, estagiários/aprendizes conforme decisão interna), lotados em [unidades/filiais], bem como às áreas DP/RH, Financeiro e Contabilidade.

3. Definições

• VA (Vale-Alimentação): benefício destinado à compra de gêneros alimentícios.
• VR (Vale-Refeição): benefício destinado a refeições prontas/consumo em estabelecimentos de alimentação.
• Operadora/Emissora: empresa contratada para emissão/gestão do cartão/benefício.

4. Elegibilidade

Terão direito ao benefício:

• Colaboradores CLT ativos, após [X] dias de admissão (se houver carência) e mediante cadastro no DP/RH.
• Casos específicos (estagiários/aprendizes/temporários): [regras].

Não elegíveis: [sócios, autônomos, terceiros, etc.], salvo previsão contratual/política específica.

5. Regras de concessão

1. O benefício é concedido em cartão (VA/VR) pela operadora contratada.
2. É vedado pagar o auxílio-alimentação em dinheiro, reembolsar como “ajuda de custo” ou converter em remuneração.
3. A utilização do benefício deve respeitar sua finalidade: alimentação/refeição.
4. O benefício não poderá ser:
   • convertido em salário, prêmio ou bônus;
   • trocado por dinheiro;
   • usado para finalidades alheias (quando identificável pela operadora/controles internos).

6. Valores, periodicidade e critérios

• Valor mensal do benefício: R$ [___] por colaborador (ou por faixa/cargo: [detalhar]).
• Periodicidade de crédito: até o dia [__] de cada mês (ou [x]º dia útil).
• Proporcionalidade: admitidos/desligados no mês recebem proporcional aos dias trabalhados? ( ) Sim ( ) Não — regra: [descrever].
• Faltas/afastamentos:
  • Férias: [mantém/suspende]
  • Afastamentos (INSS/licença): [mantém/suspende]
  • Home office/híbrido: [mantém/suspende/ajusta] — critério: [descrever]

7. Coparticipação do colaborador (se houver)

• A empresa poderá descontar do colaborador até [percentual/valor], conforme [norma interna/ACT/CCT].
• O desconto (se aplicável) será feito em folha sob rubrica “Coparticipação VA/VR” e deve ser conciliado mensalmente.

8. Contratação da operadora e condutas vedadas

• A contratação deve ser formalizada por contrato, com regras claras de taxas e prazos.
• É vedado negociar/aceitar vantagens indevidas que distorçam a finalidade do benefício (ex.: “rebates”, bonificações fora do padrão, descontos condicionados etc.).
• Toda negociação deve passar por Financeiro + DP/RH + aprovação de [alçada].

9. Procedimentos operacionais

DP/RH:

• Cadastrar colaboradores elegíveis; manter lista atualizada (admissões, desligamentos, afastamentos).
• Comunicar regras e colher Termo de Ciência.

Financeiro:

• Validar faturas e efetuar pagamento à operadora dentro do prazo.
• Guardar comprovantes e relatórios de créditos.

Contabilidade:

• Classificar a despesa corretamente (benefícios a empregados) e conciliar com faturas e folha.

10. Controles, auditoria e penalidades internas

• A empresa poderá realizar auditorias periódicas (amostragens, conciliações e checagens).
• Descumprimentos podem gerar medidas disciplinares (advertência, suspensão etc.), observando as normas internas e legislação.

11. LGPD e confidencialidade

Dados pessoais utilizados para concessão do benefício serão tratados exclusivamente para finalidades trabalhistas/administrativas, com acesso restrito às áreas responsáveis.

12. Guarda de documentos

Os documentos desta política e evidências de concessão devem ser arquivados por no mínimo 5 anos (ou prazo superior aplicável à empresa), em formato físico e/ou digital com controle de acesso.

Assinaturas:
__________________________________ (Diretoria)
__________________________________ (DP/RH)
__________________________________ (Financeiro/Contábil)

ANEXO A — Termo de Ciência do Colaborador (VA/VR)
Eu, [nome], CPF [__], declaro ciência das regras do VA/VR, inclusive finalidade de uso e proibições. Data/Assinatura.

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2) Modelo de Política Interna — Vale-Transporte (VT)

POLÍTICA INTERNA — VALE-TRANSPORTE (VT)
Empresa: [NOME DA EMPRESA]
Versão: [01] — Vigência: [DD/MM/AAAA]

1. Objetivo

Padronizar concessão, desconto, controle e comprovação do Vale-Transporte, garantindo conformidade legal e documentação robusta para auditoria e defesa fiscal.

2. Abrangência

Colaboradores CLT que utilizem transporte coletivo no deslocamento residência–trabalho–residência.

3. Elegibilidade e condições

• Elegível quem declara necessidade do VT e informa endereço e rotas.
• Não elegível: quem utiliza exclusivamente veículo próprio/transportes não cobertos e não solicita VT (mediante declaração).

4. Solicitação/declaração do colaborador (obrigatória)

O colaborador deve preencher e assinar o Formulário de Solicitação de VT (Anexo A) contendo:

• endereço completo;
• itinerário/linhas;
• quantidade de deslocamentos por dia;
• custo estimado mensal.

Atualizações devem ser informadas em até [5] dias úteis após mudança de endereço/rota/jornada.

5. Regras de custeio e desconto

• O colaborador contribuirá com até 6% do salário básico, por desconto em folha, e a empresa custeará o excedente, conforme regra legal.
• O desconto será lançado em folha na rubrica “Desconto Vale-Transporte” e conciliado com os créditos/compras.

6. Forma de fornecimento

• Preferencialmente por cartão/transporte (recargas).
• Pagamento em dinheiro é vedado, salvo hipóteses excepcionais previstas e formalizadas por [procedimento interno], com justificativa e aprovação.

7. Situações específicas

• Férias: [suspende/crédito proporcional].
• Afastamentos/INSS/licenças: [suspende/ajusta].
• Trabalho remoto/híbrido: concessão proporcional aos dias presenciais, com controle por escala/ponto.
• Perda/roubo do cartão: colaborador deve comunicar imediatamente; reemissão segue regra da operadora e [responsabilidade de custos].

8. Controles e responsabilidades

DP/RH: manter dossiê com solicitações, mudanças e termos assinados.
Financeiro: comprovantes de compra/recarga e relatórios.
Contabilidade: registro contábil e conciliações.

9. Auditoria e penalidades internas

Uso indevido, declarações falsas ou omissão de alterações podem gerar medidas disciplinares.

10. Guarda de documentos

Arquivamento mínimo de 5 anos (ou prazo superior aplicável), com organização por competência.

ANEXO A — Formulário de Solicitação/Atualização de VT

• Nome / CPF / Matrícula
• Endereço residencial
• Local de trabalho
• Itinerário (linhas/integrações)
• Nº de deslocamentos/dia
• Valor da tarifa
• Estimativa mensal
• Declaração e assinatura / Data

ANEXO B — Declaração de Não Solicitação de VT
“Declaro que não necessito de VT por motivo: [ ] veículo próprio [ ] carona [ ] outros: ___”. Assinatura/Data.

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3) Checklist de documentos — Auditoria/Defesa fiscal (VA/VR e VT)

A) Documentos institucionais e governança

• Política Interna de VA/VR (assinada e vigente)
• Política Interna de VT (assinada e vigente)
• Termos de ciência dos colaboradores (VA/VR e VT)
• Evidência de comunicação interna (e-mail, intranet, onboarding)
• Alçadas de aprovação (quem aprova valor, operadora, exceções)

B) Contratos e cadastro de fornecedores

VA/VR

• Contrato com operadora/emissora e aditivos
• Propostas comerciais e atas/aprovações (compliance de negociação)
• Cadastro do fornecedor (CNPJ, certidões internas, dados bancários)

VT

• Contrato/convênio com operadora de transporte (se houver)
• Regras de recarga e relatórios de compra

C) Evidências mensais por competência (o “ouro” da defesa fiscal) 🥇

VA/VR

• Faturas/notas da operadora do mês
• Comprovantes de pagamento (TED/PIX/boleto)
• Relatório de créditos por colaborador (quando disponível)
• Planilha/lista de elegíveis do mês (admissões/desligamentos/afastamentos)
• Cálculo de proporcionalidade (se houver)
• Folha de pagamento com rubricas de coparticipação (se houver)
• Conciliação: (Fatura operadora) = (somatório créditos elegíveis) ± ajustes

VT

• Solicitação/declaração de VT (por colaborador) — atualizada
• Relatório de recargas/compras do mês
• Comprovantes de pagamento
• Folha com rubrica “Desconto VT” (até 6% do salário básico)
• Controle de dias presenciais (se híbrido/remoto)
• Conciliação: (compras/recargas) – (descontos empregados) = custo empresa

D) Contabilidade e fiscal

• Lançamentos contábeis por competência (classificação correta: benefícios a empregados)
• Razão/Diário e balancetes do período
• Memória de cálculo de rateios (por centro de custo, se aplicável)
• Amarração com ECD/ECF (quando aplicável) e suportes de saldos
• Evidência de revisão/fechamento mensal (check de conciliação assinado)

E) Se a empresa usa PAT (quando aplicável)

• Comprovante de inscrição/adesão ao PAT (se aplicável)
• Regras internas específicas para PAT (público, limites, coparticipação)
• Contabilização destacada / controles exigidos
• Memórias de cálculo do incentivo e limites (por período)
• Dossiê anual: demonstrativos, conciliações, relatórios e parecer interno

F) Trilhas de auditoria e controles antifraude

• Logs/relatórios de alterações de elegibilidade (quem alterou e quando)
• Aprovação formal de exceções (pagamento fora do padrão, créditos retroativos)
• Dossiê de colaboradores desligados (interrupção de crédito + estornos, se houver)
• Procedimento de investigação de inconsistências (evidência de tratamento)

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4) Organização sugerida do “Dossiê VA/VT” (para ficar à prova de fiscalização) 📁

/Benefícios/

• /Politicas/ (PDF assinado + comunicados)
• /Contratos_Fornecedores/
• /VA_VR/2026-01/ (Fatura + pagamento + relatório de créditos + lista elegíveis + conciliação + folha)
• /VT/2026-01/ (Recargas + pagamento + solicitações + desconto folha + conciliação + controle presencial)
• /PAT/ (se aplicável: inscrição + memórias + limites + ECF/ECD suportes)